TOEIC Part7で出てくるようなビジネスメールを理解し、リーディングやライティングに活かそう

サンプルビジネスメール

Subject: Follow-up on Project Tasks and Deadlines

Dear Team,

I hope this email finds you well. As we approach the final phase of the XYZ Project, I would like to confirm the responsibilities and deadlines for the remaining tasks.

1. Market Research Report

Assigned to: John Smith
Deadline: December 10, 2024
Task: Compile the final market research data and submit the report.

2. Presentation Slides Preparation

Assigned to: Emily Johnson
Deadline: December 12, 2024
Task: Create and finalize the slides for the client presentation.

3. Financial Analysis Review

Assigned to: Michael Lee
Deadline: December 8, 2024
Task: Review the financial data and ensure accuracy.

Please let me know if there are any issues with the assigned tasks or deadlines. Also, feel free to reach out if you need assistance or additional resources to complete your work.

I appreciate your hard work and commitment. Let’s ensure a successful completion of the project.

Best regards,
Sarah Taylor
Project Manager
XYZ Corporation

解説

メールの目的を明確に伝える

最初にプロジェクトのフェーズや背景を簡単に説明し、メールの目的（タスクと締め切りの確認）を明示します。

タスクのリスト化

各タスクに対して、以下の情報を分かりやすく記載しています。
- Assigned to (担当者): 誰がそのタスクを担当するのか明記。
- Deadline (締め切り): タスクの提出期限を設定。
- Task (タスク内容): 具体的に何を行うべきかを説明。

相手の意見を求める表現

“Please let me know if there are any issues…” などの文で、タスクや締め切りに関して意見や問題点があれば連絡するよう促しています。

フォーマルな文体

「Dear Team」や「Best regards」といった形式的な挨拶や結びの言葉を使用して、ビジネスの場にふさわしいトーンを保っています。

ポジティブな締め方

最後に感謝の気持ちと成功への期待を表現することで、相手のモチベーションを高めます。

TOEIC Part 7のような設問では、このメールから「誰が何をいつまでにするのか」「担当者がタスクに関して何をすべきか」などが問われる可能性があります。練習としては、このような内容を読み取り、質問に答えるトレーニングを行うと効果的です。

理解度を問う設問

Who is responsible for submitting the market research report?
a) Sarah Taylor
b) John Smith
c) Emily Johnson
d) Michael Lee
What is the deadline for the financial analysis review?
a) December 10, 2024
b) December 8, 2024
c) December 12, 2024
d) December 15, 2024
Which task involves creating slides for a presentation?
a) Market Research Report
b) Financial Analysis Review
c) Presentation Slides Preparation
d) Client Feedback Summary
What should team members do if they encounter problems with their assigned tasks?
a) Ignore the issue and complete the task.
b) Ask Sarah Taylor for help.
c) Discuss with their teammates.
d) Wait until the deadline to report the issue.

回答と説明

Answer: b) John Smith
Explanation:
The email clearly states that the market research report is assigned to John Smith. TOEIC Part 7では「担当者」を問う問題がよく出るので、本文で“Assigned to: John Smith”を確認することがポイントです。
Answer: b) December 8, 2024
Explanation:
The deadline for the financial analysis review is explicitly mentioned as December 8, 2024. 本文の“Deadline: December 8, 2024”を探す練習が必要です。
Answer: c) Presentation Slides Preparation
Explanation:
The email specifies that Emily Johnson is responsible for creating the slides for the client presentation. “Task: Create and finalize the slides for the client presentation”の文から正しい答えを選ぶ必要があります。
Answer: b) Ask Sarah Taylor for help.
Explanation:
The email advises team members to reach out if they need assistance. “Feel free to reach out if you need assistance or additional resources”が根拠です。TOEICでは、助けを求めるべき人を特定する問題が頻出です。