事務職（office clerk / administrative staff）の仕事に関する英単語とフレーズをカテゴリ別にまとめたものです。社内業務・電話対応・メール対応・面接など、幅広く使える内容です。
🗂️ 基本単語（Basic Vocabulary）
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 事務職 | office clerk / administrative staff / office assistant |
| 総務 | general affairs |
| 経理 | accounting |
| 人事 | human resources (HR) |
| 庶務 | general office work |
| 書類 | document / paper |
| ファイル | file |
| データ入力 | data entry |
| 電話対応 | answering the phone / taking calls |
| 来客対応 | reception / greeting visitors |
| 郵便物の仕分け | sorting mail |
| 会議室予約 | booking a meeting room |
| 請求書 | invoice |
| 見積書 | quotation / estimate |
| 社内連絡 | internal communication |
🧾 日常業務に関する英語表現（Job Tasks）
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 書類を作成する | prepare documents |
| ファイルを整理する | organize files |
| 会議を準備する | prepare for a meeting |
| 電話を取り次ぐ | transfer a call |
| メールを送る | send an email |
| データを入力する | enter data |
| スケジュールを調整する | coordinate schedules |
| 備品を注文する | order office supplies |
| コピーを取る | make copies |
| 会議資料を印刷する | print meeting materials |
📞 電話・メール対応でよく使うフレーズ
📞 電話対応
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。 | Thank you for calling. This is ○○ Company. |
| 担当者におつなぎします。 | I’ll transfer your call to the person in charge. |
| 少々お待ちください。 | Just a moment, please. |
| あいにく席を外しております。 | I’m afraid he/she is away from the desk. |
| ご伝言を承りましょうか？ | May I take a message? |
📩 メール対応
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| お世話になっております。 | I hope this message finds you well. |
| 添付ファイルをご確認ください。 | Please find the attached file. |
| ご確認のほどよろしくお願いいたします。 | Thank you for your confirmation. |
| ご不明な点がございましたらご連絡ください。 | If you have any questions, feel free to contact me. |
| よろしくお願いいたします。 | Best regards / Sincerely yours |
👩💼 面接や自己紹介で使えるフレーズ
| 日本語 | 英語 |
|---|---|
| 事務職として〇年の経験があります。 | I have ○ years of experience as an office clerk. |
| 正確で丁寧な作業を心がけています。 | I always strive to work accurately and carefully. |
| チームで協力して働くことが得意です。 | I’m good at working as part of a team. |
| スケジュール管理や資料作成が得意です。 | I’m skilled at schedule management and document preparation. |
| パソコン操作には自信があります。 | I’m confident in using computers and office software. |
🗂️【社内の同僚とのやりとり】
A: Can you send me the updated schedule?
（最新のスケジュールを送ってもらえますか？）
B: Sure, I’ll email it to you right now.
（はい、すぐにメールします。）
A: Thanks! Also, do you have the meeting minutes from yesterday?
（ありがとう！あと、昨日の会議の議事録はありますか？）
B: Yes, I’ll attach it to the same email.
（はい、同じメールに添付して送りますね。）
📞【電話対応】
Caller: Hello, may I speak to Mr. Tanaka, please?
（もしもし、田中さんはいらっしゃいますか？）
Staff: I’m sorry, he’s away from his desk at the moment.
（申し訳ありません。ただいま席を外しております。）
Caller: I see. Could you ask him to call me back?
（そうですか。折り返しお電話いただけますか？）
Staff: Certainly. May I have your name and number, please?
（かしこまりました。お名前と電話番号をお願いします。）
🧑💼【来客対応】
Visitor: Hello, I have an appointment with Ms. Suzuki at 3 p.m.
（こんにちは。15時に鈴木さんと約束があります。）
Receptionist: Thank you. I’ll let her know you’ve arrived. Please have a seat.
（ありがとうございます。鈴木に伝えますので、おかけになってお待ちください。）
Visitor: Thank you.
（ありがとうございます。）
📩【メールに関する会話】
A: Did you send the invoice to the client?
（クライアントに請求書は送りましたか？）
B: Yes, I sent it this morning with the estimate attached.
（はい、今朝見積書も添付して送りました。）
A: Perfect. Let’s follow up if we don’t hear back by tomorrow.
（完璧ですね。明日までに返事がなければ、フォローアップしましょう。）
👩💼【面接のシーン】
Interviewer: Can you describe your strengths as an office worker?
（事務職としてのあなたの強みは何ですか？）
Applicant: I’m detail-oriented, punctual, and experienced in data entry and document preparation.
（細かい作業が得意で、時間を守り、データ入力や書類作成の経験があります。）
Interviewer: Have you used any accounting or scheduling software?
（会計やスケジュール管理のソフトを使ったことはありますか？）
Applicant: Yes, I’ve used Excel, Google Calendar, and accounting systems like SAP.
（はい、ExcelやGoogleカレンダー、SAPなどの会計システムを使っています。）
