TRADE ENGLISH / EMAIL TEMPLATES
伝えたい用件が、
短い英語でまとまる。
見積依頼から納期確認・トラブル対応まで、10場面の英文メール。
貿易事務の英語メールで「見積書をお願いしたい」「納期を確認したい」「返事を催促したい」と迷ったときに使える、メール例文10選をまとめました。件名から本文まで、必要な場面を選んで確認できます。
英語で取引先とやり取りする業務は「コレポン」と呼ばれることもあります。難しい英文を長く書くより、どの注文の話か・何をお願いするか・いつまでに必要かを明確にすることから始めましょう。貿易実務検定で学んだ単語を、実際のやり取りに結び付ける練習にも役立ちます。
文例は当サイトのオリジナルです。[ ]内を実際の情報に置き換え、添付書類・日付・数量・取引条件を確認してから使用してください。署名の[Your name]は自分の氏名、[Company]は自社名です。各文例は独立した場面で、連続した取引ではありません。
貿易英語メールは「用件・詳細・依頼」の順で書く
まず「何のためのメールか」を示し、その後に判断に必要な情報、相手にしてほしい行動を続けます。内容ごとに段落を分けると、質問や期限が埋もれにくくなります。British Councilのメール構成の解説も参考になります。
| 要素 | 書くこと | 短い例 |
|---|---|---|
| 件名 | 用件＋注文番号・商品名 | Shipment date — Order K208 |
| 用件 | 何についての連絡か | I am writing about Order K208. |
| 詳細 | 商品・数量・日程・現在の状況 | We need 200 units by November 20. |
| 依頼 | 回答してほしいことと期限 | Could you confirm the shipment date by November 5? |
最初に覚えるなら、この3つ。Could you …?（〜していただけますか）、Please let us know …（〜をお知らせください）、We have attached …（〜を添付しました）。その後ろを具体的にするだけで、多くの依頼や連絡を組み立てられます。
11/12 のような数字だけの日付は、地域によって11月12日・12月11日のどちらにも読めます。November 12, 2026 のように月を文字で示すと明確です。時刻が重要なら by 3:00 p.m. Japan Standard Time (UTC+9) on November 12, 2026 のように、日付と時間帯も添えます。
01｜見積依頼｜価格・支払条件・出荷時期を聞く
買主 → 売主
初めての照会では、会社名と商品・数量を示し、確認したい条件をまとめます。
Subject: Request for quotation — [Product / Model]
Dear [Name],
My name is [Your name], and I work for [Company]. We are interested in purchasing [quantity] units of [product / model].
Could you send us a quotation including the unit price, payment terms, and earliest available shipment date? Please also specify the delivery terms and whether freight and insurance are included in the price.
We would appreciate your reply by [reply date].
Best regards,
[Your name]
[Company]
1の日本語訳を見る
私は[会社名]の[氏名]です。[商品名・型番]を[数量]個購入することを検討しています。
単価、支払条件、最も早い出荷可能日を含む見積書をお送りいただけますか。引渡条件と、価格に運賃・保険料が含まれるかも明記してください。
[返信期限]までにご返信いただければ幸いです。quotation は見積書。見積もりでは金額だけでなく、通貨・数量単位・費用の範囲も確認します。具体的な引渡条件が必要なら、条件名と指定場所を追加してください。
02｜発注｜注文書を添付して確認を依頼する
買主 → 売主
すでに見積条件を確認し、注文書を用意した場面の文例です。
Subject: Purchase order [PO number] — [Product / Model]
Dear [Name],
We would like to place an order for [quantity] units of [product / model] based on your quotation [quotation number]. Please find our purchase order attached.
Please confirm receipt of the purchase order and let us know whether you can accept the order on the stated terms. Could you also confirm the planned shipment date?
Best regards,
[Your name]
[Company]
2の日本語訳を見る
貴社の見積書[見積番号]に基づき、[商品名・型番]を[数量]個注文したく存じます。注文書を添付いたします。
注文書を受領したことをご確認のうえ、記載の条件で注文をお引き受けいただけるかお知らせください。あわせて出荷予定日もご確認いただけますか。
purchase order は注文書、place an order は発注すること。受領確認と、条件を承諾したという回答は別なので、必要な確認を分けて書きます。
03｜納期確認｜出荷予定と到着予定を分けて聞く
買主 → 売主
「いつ届きますか？」だけでなく、どこへの到着かまで明示します。
Subject: Shipment and arrival dates — Order [order number]
Dear [Name],
Could you confirm the planned shipment date for Order [order number] and the estimated arrival date at [destination port / airport]?
We need the goods to reach our warehouse in [city] by [required date]. Please let us know whether this schedule is feasible and whether any additional arrangements are needed.
We would appreciate an update by [reply date].
Best regards,
[Your name]
[Company]
3の日本語訳を見る
注文[注文番号]の出荷予定日と、[仕向港・空港]への到着予定日を確認していただけますか。
商品を[必要日]までに[都市名]の当社倉庫に届ける必要があります。この日程で対応可能か、追加の手配が必要かをお知らせください。
[返信期限]までに状況をお知らせいただければ幸いです。港・空港への到着と倉庫への納品は同じではありません。通関や国内配送など、その後の工程もあるため、必要としている地点を具体的に示します。
04｜書類の送付依頼｜インボイス・梱包明細書をもらう
買主 → 売主
書類名、注文番号、必要な形式と期限をそろえて依頼します。
Subject: Request for documents — Order [order number]
Dear [Name],
Could you email us PDF copies of the commercial invoice and packing list for Order [order number] by [date]? We would like to check the details before shipment.
Please ensure that the product descriptions, quantities, and package numbers are consistent across the documents. If any details are still provisional, please let us know.
Best regards,
[Your name]
[Company]
4の日本語訳を見る
注文[注文番号]の商業インボイスと梱包明細書のPDFの写しを、[日付]までにメールでお送りいただけますか。出荷前に内容を確認したいと考えています。
各書類の商品説明、数量、梱包番号に整合性があることをご確認ください。まだ暫定的な情報がある場合は、お知らせください。
PDF copies はPDFの写しです。原本が必要な手続きについて、このメールだけで代用できると判断せず、必要書類と形式を別途確認します。
05｜出荷連絡｜出荷日・追跡番号・到着見込みを伝える
売主 → 買主
以下は、追跡番号が発行される配送サービスで出荷した場合の文例です。
Subject: Shipment confirmation — Order [order number]
Dear [Name],
Your order was shipped on [shipment date] via [carrier]. The tracking number is [tracking number].
The carrier currently estimates delivery to [delivery address / location] on [estimated date]. Please find PDF copies of the commercial invoice and packing list attached.
We will let you know if the carrier advises us of any changes to the delivery schedule.
Best regards,
[Your name]
[Company]
5の日本語訳を見る
ご注文品を[出荷日]に[配送業者名]で発送しました。追跡番号は[追跡番号]です。
配送業者による現在の見込みでは、[配送先住所・場所]への配達は[予定日]です。商業インボイスと梱包明細書のPDFの写しを添付いたします。
配送業者から配達予定の変更について連絡があった場合は、お知らせします。
was shipped は出荷済み、estimates delivery は配達の見込みです。海上輸送の場合は、実際の手配に合わせて船名・航海番号・B/L番号などの情報に置き換えます。
06｜出荷遅延のお詫び｜理由・変更予定・次の連絡を伝える
売主 → 買主
ここでは出荷が遅れる場面を扱います。お詫びのあとに、理由と現時点の見通しを簡潔に伝えます。
Subject: Shipment delay — Order [order number]
Dear [Name],
We apologize for the delay in shipping Order [order number]. Due to a shortage of packaging materials, we are unable to ship the goods on [original date] as planned.
We currently expect to ship them on [revised date]. We are checking the impact on the arrival schedule and will send you an update by [update date].
Please let us know if this change creates any urgent issues so that we can discuss possible alternatives.
Best regards,
[Your name]
[Company]
6の日本語訳を見る
注文[注文番号]の出荷が遅れており、申し訳ございません。梱包資材の不足により、予定していた[当初の日付]に商品を出荷できなくなりました。
現在は[変更後の日付]に出荷できる見込みです。到着予定への影響を確認しており、[次回連絡日]までに最新の状況をお知らせします。
この変更により急ぎの問題が生じる場合は、代替案を相談できるようお知らせください。
理由は実際の状況に書き換えます。新しい日付が未確定なら、確定したように書かず、いつまでに次の報告をするかを伝えましょう。
We are still confirming the revised shipment date and will update you by [date].
変更後の出荷日を引き続き確認しており、[日付]までに状況をご報告します。
07｜納期変更の依頼｜前倒しの可否と追加費用を確認する
買主 → 売主
日程を変更したいときは、変更が可能かを尋ね、費用が増える場合は事前確認を求めます。
Subject: Request for earlier shipment — Order [order number]
Dear [Name],
Would it be possible to bring forward the shipment date for Order [order number] from [original date] to [requested date]? Our production schedule has changed.
If this is possible, please let us know whether any additional costs would apply. Please obtain our written approval of any additional charges before proceeding.
We would appreciate your response by [reply date].
Best regards,
[Your name]
[Company]
7の日本語訳を見る
注文[注文番号]の出荷日を[当初の日付]から[希望日]へ前倒ししていただくことは可能でしょうか。当社の生産日程が変更になりました。
対応可能な場合は、追加費用が発生するかお知らせください。追加料金がある場合は、手配を進める前に当社の書面による承認を得てください。
[返信期限]までにご回答いただければ幸いです。bring forward は前倒しすること。「早くお願いします」だけで終わらず、希望日と追加費用の扱いを具体化します。手配済みと誤解されないよう、可否の確認であることを明確にします。
08｜返信の催促｜前のメールと回答期限を示す
買主・売主のどちらからでも
相手を責める表現より、何への回答を待っているかを短く示します。
Subject: Follow-up on [topic] — Order [order number]
Dear [Name],
I am following up on my email of [previous email date] regarding [topic]. Could you please confirm [specific point] by [reply date]?
We need this information to [reason]. If you need more time, please let us know when we can expect your reply.
Thank you for your help.
Best regards,
[Your name]
[Company]
8の日本語訳を見る
[内容]に関する[前回送信日]のメールについて、再度ご連絡しています。[確認事項]について、[返信期限]までにご確認いただけますか。 [理由]のために、この情報が必要です。お時間が必要な場合は、いつ頃ご返信いただけるかお知らせください。ご協力ありがとうございます。
specific point には「変更後の出荷日」など、回答してほしい事項を入れます。単に「確認してください」ではなく、相手が返事をしやすい質問にするのがポイントです。
09｜支払いの確認・催促｜未入金の事実を丁寧に伝える
売主 → 買主
支払期限を過ぎており、社内で入金確認を行った後に送る、最初の確認メールの文例です。
Subject: Payment reminder — Invoice [invoice number]
Dear [Name],
According to our records, payment of [currency and amount] for Invoice [invoice number], due on [due date], has not yet been received.
Could you please check the payment status and let us know the expected payment date? If payment has already been made, please send us the remittance details so that we can trace it.
Thank you for checking.
Best regards,
[Your name]
[Company]
9の日本語訳を見る
当社の記録では、[支払期日]が期限の請求書[請求書番号]について、[通貨・金額]の入金がまだ確認できていません。
お支払い状況をご確認のうえ、支払予定日をお知らせいただけますか。すでにお支払い済みの場合は、照会できるよう送金の詳細をお送りください。
ご確認ありがとうございます。
According to our records として、こちらで確認できている状況を伝えます。送金済みで着金していない可能性にも配慮し、最初から不払いと決めつけない文面にしています。
10｜不良品・数量不足の連絡｜事実と希望する対応を書く
買主 → 売主
以下は、届いた商品の一部に破損が見つかった場合の文例です。
Subject: Damaged goods — Order [order number]
Dear [Name],
We received Order [order number] on [receipt date]. During inspection, we found that [number] of the [total number] units were damaged. Photographs and our inspection report are attached.
Could you review the attached documents and let us know whether you can arrange replacements? Please also confirm the proposed shipment date and who would bear the related costs.
We will retain the damaged goods pending your instructions.
Best regards,
[Your name]
[Company]
10の日本語訳を見る
注文[注文番号]を[受領日]に受け取りました。検査の結果、全[総数量]個のうち[破損数量]個に破損が見つかりました。写真と検査報告書を添付しています。
添付資料をご確認のうえ、交換品の手配が可能かお知らせいただけますか。出荷予定日と、関連する費用をどちらが負担するかもご確認ください。
今後のご指示をいただくまで、破損品を保管します。
この段階では、破損の原因や責任を断定せず、確認できた事実と依頼内容を伝えています。数量不足なら、次の一文に置き換えられます。
We received only [received quantity] units, although the packing list shows [listed quantity] units.
梱包明細書には[記載数量]個とありますが、実際に受領したのは[受領数量]個のみでした。
送信前に見直したい、間違えやすい英語表現
1. shipment と delivery：「発送」と「届く」を分ける
We will ship the goods by November 20.
11月20日までに商品を発送します。
The goods are expected to arrive at your warehouse on November 25.
商品は11月25日に貴社倉庫へ到着する見込みです。
出荷日と到着日は別の情報です。また、見込みを伝える are expected to arrive を、確定した約束のように読み替えないようにしましょう。delivery は文脈によって納品・引渡しなどを指すため、場所と条件も確認します。
2. by と on：「までに」と「その日に」を分ける
| 表現 | 意味 |
|---|---|
| ship by November 20 | 11月20日までに発送する |
| ship on November 20 | 11月20日に発送する |
| reply within three business days | 3営業日以内に返信する |
business days は営業日です。双方の休日や時間帯による行き違いを避けたいときは、「3営業日以内」だけでなく具体的な返信期限を示します。
3. at our expense と at your expense：費用を負担する側
We will send the replacements at our expense.
当社の費用負担で交換品を発送します。
自分の会社が負担するなら our expense、相手の会社が負担するなら your expense です。相手のメールを流用するときは、our / your をそのまま残さないようにします。まだ合意していない費用負担を、確定事項として書かないことも大切です。
4. quotation・invoice・purchase order：書類名を区別する
| 英語 | 意味・役割 |
|---|---|
| quotation | 見積書。価格や取引条件などを示す |
| purchase order (PO) | 注文書。買主が注文内容を示す |
| invoice | 請求書・送り状。貿易では commercial invoice（商業インボイス）という書類名も使う |
| packing list | 梱包明細書。梱包の内訳・数量・重量などを示す |
書類名と略語をまとめて復習したい方は、C級の重要単語・略語20選もご覧ください。
送信前の確認は、この5項目
- 相手：宛名・宛先・会社名は正しいか。
- 対象：注文番号、商品名、数量、単位、通貨は一致しているか。
- 日程：出荷日・到着日・返信期限を区別したか。
- 条件：費用負担や変更内容は、合意済みなのか、確認中なのか。
- 添付：本文に書いた資料を、正しい版で実際に添付したか。
貿易事務の英語メールでよくある質問
書き出しは Dear と Hi のどちらがよいですか？
初めての相手や、やや改まった連絡では Dear [Name], が使いやすい形です。継続的にやり取りしている相手なら Hi [Name], も使われます。相手との関係や、普段のメールの文体に合わせてください。
「お世話になっております」は毎回英訳した方がよいですか？
日本語の定型句を毎回そのまま訳す必要はありません。返信なら Thank you for your update.（状況をお知らせいただきありがとうございます）、依頼なら用件から始めるなど、そのメールに合った書き出しにできます。
催促メールで ASAP と書いてもよいですか？
ASAP（できるだけ早く）も使われますが、人によって想定する期限が異なります。仕事の予定を立てるために回答が必要なら、具体的な日付と理由を添えた方が伝わりやすくなります。
英語で「クレーム」は claim でよいですか？
claim は保険金や損害賠償などの「請求」を表すことがあります。商品の問題を初めて報告するなら、件名を Damaged goods — Order … のように具体化すると、用件が明確です。苦情そのものは complaint と表せます。
貿易実務検定の勉強にもつなげるには
英文を読むときは「書類・数量・期限・条件」を探し、書くときは日本語訳だけを見て短い英文にしてみてください。単語の知識を、読解と英作文の両方で使う練習になります。
この記事は英語表現を学ぶための文例集で、公式の試験問題ではありません。実際のやり取りでは、相手との合意や社内の手順に合わせて文面を調整してください。
英語メールの学習に役立つ参考資料
- British Council｜Unit 7: Organising your writing — メールの目的と段落の整理
- British Council｜Unit 6: Enquiries — 質問・問い合わせの表現
- IIBC｜English Upgrader+「納品遅延のお詫び」 — 謝罪・理由説明・対応策の考え方
上記は英語メールの構成や表現を学ぶための参考資料です。本記事の10文例は独自に作成しています。公開日：2026年10月20日。